På Sverigesbastaforetag.se samlas frilansare som fakturerar via egenanställning och vill växla upp utan krångel. Men när dina uppdragsgivare plötsligt sitter i Köpenhamn, Paris eller San Francisco kan reglerna ändras, banker och myndigheter vill se notariserade bolagshandlingar, fullmakter och intyg med den ovala apostillestämpeln.
Här går vi igenom varför stämpeln krävs, hur du fixar den utan att missa en enda fakturakörning och hur proceduren passar in i en vardag som redan bygger på digitala verktyg och minimal administration.
Frilansfakturan möter utlandskrav
Tjänster för egenanställning låter dig skicka helt korrekta svenska fakturor, även utan F-skatt. Men när kunden finns i Oslo vill deras redovisningsbyrå först ha ett färskt Skatteverksutdrag, ett intyg om momsregistrering och ett uppdragsavtal i original. Likadant om till exempel ett franskt SaaS-bolag anlitar dig för att ta hand om deras Google Ads, deras bank öppnar inte utbetalningskontot förrän de har en fullmakt med apostille. Utan den stämpeln klassas pappren som ”osäkra” och pengarna hålls inne tills allt är verifierat.
Vad gör en notarius publicus?
I Sverige utses jurister av Länsstyrelsen till notarius publicus med uppgift att kontrollera att underskriften verkligen tillhör en behörig person och att handlingen är äkta. När kontrollen är klar fäster notarien en stämpel eller ett separat blad med den internationellt erkända texten Apostille enligt Haagkonventionen 1961.
Sedan 2005 är det bara notarier som får utfärda stämpeln, UD gör det inte längre. Processen tar sällan mer än tio minuter om alla original handlingar ligger på disken och kan även göras digitalt genom kurirtjänster som samarbetar med notariekontor.
Typiska dokument för egenanställda
- Bolagsutdrag med information om anställningsformen från tjänsten som hanterar löner och socialavgifter.
- Uppdragsavtal på engelska eller franska som beskriver leverans, ersättning och GDPR-ansvar.
- Skatteverkets intyg om A-skatt eller beslut om särskild inkomstskatt vid arbete i Norge.
Alla måste bära originalsignatur, notarien bestyrker sedan kopiorna och lägger till apostillen så att handlingen accepteras i mottagarlandet utan vidare kontroll.
Så undviker du de vanligaste misstagen
Det främsta felet uppstår när frilansaren blandar svenska och engelska rubriker i samma dokument; notarien kan då tveka eftersom översättningen inte är entydig. Ett annat problem är digitala utskrifter utan originalbläck, elektroniska signaturer fungerar bara om de har avancerad kryptering, annars krävs pennunderskrift. Till sist gäller det att beställa apostillen innan paketet skickas, lagret i Rotterdam tar betalt per dygn när pappren ligger för kontroll.
Checklista i praktiken
Skriv avtalet på engelska, be egenanställningstjänsten om ett färskt bolagsintyg och skriv ut Skatteverkets registreringsbevis. Ta allt till notarien samma förmiddag, betala stämpelavgiften och följ försändelsen digitalt tills kunden bekräftar mottagandet.
Gör du uppdrag i flera länder kan du bundla handlingar, apostillen gäller varje separat dokument, men notarien kan stämpla hela bunten vid ett besök, en rutin som sparar både restid och administrationskostnad jämfört med att starta eget bolag.
När stämpeln gör skillnaden
Så snart kunden har jämfört apostillestämpelns nummer med myndighetens register trycker de på startknappen för projektet. Du mejlar fakturan lika lätt som till dina svenska uppdragsgivare, fortfarande utan bokföringskrångel eller momsrapportering i tre länder. Med stämpeln på rätt plats blir klivet från svensk gig-ekonomi till internationell arena lika enkelt som att klicka ”skicka” i din vanliga portal.